Arbeitszeitaufzeichnungen in der Arztordination

In Hinblick auf die Arbeitszeitaufzeichnungen ist auf höchste Sorgfalt zu achten. Jeder Mitarbeiter in der Arztordination muss seine Aufzeichnungen täglich, also nicht im Nachhinein, führen. Als Arbeitgeber ist der Arzt verpflichtet diese Aufzeichnungen zu kontrollieren,  abzuzeichnen und für mindestens 7 Jahre aufzubewahren. Sie sind die Grundlage für die monatliche Lohnabrechnung.

Die Aufzeichnungen können in einem gängigen Datenverarbeitungsprogramm geführt werden oder in Papierform. Das Führen auf jederzeit abänderbaren Excel Tabellen ist nicht möglich.

Steuerberater Tipp: Die GPLA Prüfer in Arztordinationen zerpflücken ihre Zeitaufzeichnungen und versuchen Fehler in der Aufzeichnung zu finden. Jeder Fehler ist ein Angriffspunkt die gesamten Aufzeichnungen als nicht ordnungsgemäß geführt zu erkennen.

Das kann zur Aberkennung als Beweismittel führen, was wiederrum zur Nachverrechnung von Mehrstunden und Überstunden und Schätzungszuschlägen führen kann.

Deshalb ist besonders großes Augenmerk auf die exakte Einhaltung dieser Vorschriften zu legen. Mitarbeiter, die nicht taggenau ihre Aufzeichnungen führen, müssen schriftlich abgemahnt werden. In keinem Falle ist nach nachträgliche Führen der Aufzeichnungen anzuraten.

Aufgrund des Lohn- und Sozialdumpinggesetzes sind zu geringe Lohnzahlungen bereits Straftaten, die mit drakonisch hohen Strafen belegt sind.

Es empfiehlt sich daher ihrem Steuerberater die Zeitaufzeichnungen kontrollieren zu lassen ob sie formell ordnungsgemäß geführt werden.